Membuat Mail-merge

Membuat Mail Merge dengan Ms.Word 2007

Mail Merge adalah fasilitas yang dapat digunakan untuk keperluan pengiriman surat massal yang dapat dicetak secara otomatis berurutan berdasarkan data source yang kita inginkan. Sebagai contoh misalkan pada suatu instansi ingin mengirimkan surat undangan dengan penerima lebih dari 100 (seratus) penerima, maka instansi tersebut bisa memanfaatkan fasilitas mail merge untuk meminimalis tenaga penulisan secara manual.Langkah-langkah pembuatan akan dibahas secara mendetail di bawah ini.

1.       Langkah pertama yang harus dilakukan adalah bukalah dulu program atau aplikasi microsoft word 2007, Klik tombol Start, pilih All Program, kemudian pilih Microsoft Office, kemudian klik pada Microsoft Office 2007.

2.       Langkah selanjutnya sekarang saatnya membuat data mail Merge.  Klik pada Menu Mailings pada menu bar,

3.        Kemudian klik pada Toolbar   Start maili Merge, lalu klik pada  Step by step Mail Merge Wizard…

4.  Kemudian perhatikan pada bagian kanan jendela Microsoft word 2007,  akan muncul jendela Mail Merge.  Pada Select document type pilih letters,  kemudian klik pada  Next: Starting document ,

5. Pada step ke-2, pilihlah use the current document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan atau pada saat awal telah di buat.Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah.

6. Pilih lah Type a new list untuk membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimauskan ke dalam surat. Lanjutkan dengan menekan menu create.

7.   Setelah anda klik tombol create, Jendela  New Address list akan terbuka seperi gambar di bawah ini. karena pada latihan ini kita hanya menggunakan tiga address yaitu <nama>, <alamat>, dan <kota>, maka kita buat ketiga address tersebut secara manual, dengan cara klik pada tombol customize Columns

8.  Setelah kamu klik Customize Columns, akan terbuka jendela  Customize addres list seperti gambar di bawah ini. hapuslah semua yang ada pada Field names dengan cara Klik pada tombol Delete,

9. Jika nanti terdapat  pertanyaan seperti gambar di bawah ini, kita pilih saja Yes.

10.  Setelah  menghapus semua Field names , klik pada Add.. , untuk menambahkan Field baru, kemudian ketikkan nama Field dan klik tombol OK.(Pada percobaan kali ini field yang di buat adalah : Nama, Alamat dan Kota)

11.  Sehingga hasilnya seperti gambar di bawah ini.  kemudian klik tombol OK

12.  Address list yang baru pun akan tampak seperti gambar di bawah ini,  dan  Klik pada tombol OK


13.  Setelah kamu klik tombol Ok, akan muncul jendela penyimpanan file. berikan nama file nya pada kolom file name (pemberian nama filenya bisa sesukamu), kemudian klik tombol Save.

14.  Sekarang Data mail Merge telah selesai, kemudian klik pada tombol Ok

15. Jika sudah kembali ke lembar kerja di Ms WORD, pilihlah menu insert Merge field.

 

16. Sedangkan untuk menampilkan data urutan kedua, ketiga dan seterusnya, klik pada tanda panah ke kanan, sedangkan untuk kembali klik pada tanda panah ke kiri.

Mail merge telah selesai kita buat, mudah bukan....??