Membuat chart dan penggunaan vlookup & hlookup

 Apa sih MS.excel itu..?

Microsoft Excel atau Microsoft Office Excel adalah sebuah program aplikasi lembar kerja spreadsheet yang dibuat dan didistribusikan oleh Microsoft Corporation untuk sistem operasi Microsoft Windows dan Mac OS. Aplikasi ini memiliki fitur kalkulasi dan pembuatan grafik yang, dengan menggunakan strategi marketing Microsoft yang agresif, menjadikan Microsoft Excel sebagai salah satu program komputer yang populer digunakan di dalam komputer mikro hingga saat ini. Bahkan, saat ini program ini merupakan program spreadsheet paling banyak digunakan oleh banyak pihak, baik di platform PC berbasis Windows maupun platform Macintosh berbasis Mac OS, semenjak versi 5.0 diterbitkan pada tahun 1993. Aplikasi ini merupakan bagian dari Microsoft Office System, dan versi terakhir adalah versi Microsoft Office Excel 2007 yang diintegrasikan di dalam paket Microsoft Office System 2007.

Dari pertama kali dirilis, Excel menggunakan format berkas biner yang disebut dengan Binary Interchange File Format (BIFF) sebagai format berkas utamanya. Hal ini berubah ketika Microsoft merilis Office System 2007 yang memperkenalkan Office Open XML sebagai format berkas utamanya. Office Open XML adalah sebuah berkas kontainer berbasis XML yang mirip dengan XML Spreadsheet (XMLSS), yang diperkenalkan pada Excel 2002. Berkas versi XML tidak dapat menyimpan macro VBA.

Meskipun mendukung format XML yang baru, Excel 2007 masih mendukung format-format lamanya yang masih berbasis BIFF yang tradisional. Selain itu, kebanyakan versi Microsoft Excel juga mendukung format Comma Separated Values (CSV), DBase File (DBF), SYmbolic LinK (SYLK), Data Interchange Format (DIF) dan banyak format lainnya, termasuk di antaranya format worksheet milik Lotus 1-2-3 (WKS, WK1, WK2, dan lain-lain) dan Quattro Pro.

Berikut ini adalah beberapa ekstensi Microsoft Excel:

• *.xls, merupakan format default Microsoft Excel sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA.
• *.xlt, merupakan format untuk template worksheet Microsoft Excel sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA.
• *.XML, atau yang disebut sebagai XML Spreadsheet. Tidak mampu menampung macro VBA.
• *.xla, merupakan format untuk Excel Add-in sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA, mengingat tujuannya adalah untuk menambahkan kemampuan Microsoft Excel.
• *.xlsx, merupakan format default worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML. Tidak dapat menyimpan macro VBA, karena alasan keamanan. Sebenarnya merupakan sebuah arsip terkompres berformat ZIP dengan struktur dokumen yang terdiri atas dokumen teks XML. Adalah pengganti dari format .xls yang kuno.
• *.xlsm, merupakan format worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML, tapi dapat menyimpan macro VBA.
• *.xlsb, merupakan format worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML, tapi dikodekan dalam bentuk biner. Format ini memiliki keunggulan lebih kepat dibuka dan lebih efisien, mengingat tujuan dibuatnya format ini adalah untuk menangani worksheet yang sangat besar yang terdiri atas puluhan ribu baris atau ratusan kolom.
• *.xltm, merupakan format untuk template worksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML tapi mampu menyimpan macro VBA. Merupakan pengganti dari format *.xlt.
• *.xlam, merupakan format untuk Excel Add-in untuk menambah kemampuan Excel 12. Secara default mampu menangani macro VBA, mengingat tujuannya adalah menambahkan kemampuan Excel.

1. Tool bar :

1. Menu bar, berisi sederetan menu yang mempunyai sub menu masing – masing sesuai dengan fungsi dari menu induknya.
2. Toolbars standard, berisi sederetan icon yang akan sering digunakan.
3. Toolbar Formatting, adalah toolbar yang fungsi dalam hal memformat lembar kerja.
4. Row Heading (kepala garis), adalah penunjuk lokasi garis pada lembar kerja yang aktif.
5. Column Heading (kepala kolom), adalah penunjuk lokasi kolom pada lembar kerja yang aktif.
6. Cell pointer (penunjuk sel), adalah penunjuk sel yang aktif. Sel adalah perpotongan antara kolom dengan baris.
7. Formula Bar, adalah tempat kita untuk mengetikkan rumus-rumus yang akan kita gunakan nantinya.
8. Scroll Bar, berfungsi untuk menggeser lembar secara vertical (vertical scrool bar) dan horizontal (horizontal scrool bar).

2. Bentuk Masukan

Terdapat tiga cara untuk memasukan data dalam spreadsheet yaitu :

• Memasukkan data melalui keyboard (entry)
• Mengambil dari isi cell yang telah ada pada worksheet (copy atau move)
• Mengambil dari file lain(file import)

Di dalam pengisian ini dikenal beberapa bentuk data masukan, yang berupa:

• Teks
• Angka
• Penanggalan
• Formula
• Data series

2. Mengedit Cell
1. Untuk menyisipkan baris
1. Letakkanlah penunjuk mouse di sel mana saja pada lokasi baris di mana akan disisipkan baris baru.
2. Pilih dan klik menu insert, Rows.

2. Untuk menyisipkan kolom

3. Letakkanlah penunjuk mouse di sel mana saja pada lokasi kolom di mana akan disisipkan baris baru.
4. Pilih dan klik menu insert, columns

3. Menggunakan perintah Copy

a. Sorotlah terlebih dahulu sel / range yang kan disalin

b. Pilih dan klik menu edit, copy atau cukup dengan menekan tombol Ctrl+ C

c. Pindahkan penunjuk sel ke lokasi yang diinginkan

d. Pilih dan klik menu edit, paste atau dengan menekan tombol Ctrl+V

4. Memindahkan data (cut)

a. Menggunakan perintah Cut

b Sorotlah terlebih dahulu sel / range yang kan disalin

c Pilih dan klik menu edit, cut atau cukup dengan menekan tombol Ctrl + X

d. Pindahkan penunjuk sel ke lokasi yang diinginkan

e. Pilih dan klik menu edit, paste atau dengan menekan tombol Ctrl+V

2. Membuat Table

• Buka menu Format dan pilih Cells.
• Pada tab border , pilih bagian dari cell yang akan dipertebal garis untuk dijadikan table.

• Pada tab Patterns, memberi warna dan motif dari suatu cell.

2. Fungsi

1. Fungsi Logika

A. Fungsi AND, Or, dan NOT

Fungsi AND akan menghasilkan nilai True jika semua kondisinya terpenuhi. Sedangkan OR akan menghasilkan True apabila dua kondisinya terpenuhi. Dan NOT menyangkal sebuah kondisi.

2. Fungsi IF Bercabang

Fungsi IF bercabang merupakan pengembangan dari bentuk fungsi IF tunggal yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan yang cukup kompleks. Contoh : =IF(Nilai <>

2. Fungsi String

1. VALUE, digunakan untuk merubah nilai teks numberik menjadi nilai value (bersifat bilangan).
2. FIND, digunakan untuk menghasilakan posisi substring dari sebuah string.hasil dari fungsi ini adalah suatu nomor dari karakter yang dicari. Penulisannya FIND(cari teks, pada teks, mulai nomor).
3. MID, digunakan untuk mengambil karakter tertentu dari sederet karakter.
4. LEFT dan RIGHT, Fungsi LEFT digunakan untuk mengambil substring dari sebelah kiri string. Sedangkan Fungsi RIGHT digunakan untuk mengambil substring dari sebelah kanan substring.
5. REPLACE, digunakan untuk menggantikan substring dengan substring lainnya.
6. CONCATENATE, digunakan untuk menggabungkan string untuk menjadi suatu kalimat.
3. Fungsi Tanggal dan Waktu

1. Fungsi DATE, digunakan untuk memasukkan tanggal ke dalam suatu sel.
2. Fungsi YEAR, MONTH, DAY, digunakan untuk mengambil tahun, bula, dan tanggal
3. Fungsi NOW dan TODAY, NOW digunakan mengambil tanggal dan waktu dari system dengan format default mm/dd/yy. Fungsi TODAY hanya mengambil tanggal dari system computer dengan format default mm/dd/yy.
4. Funsi TIME, digunakan untuk memasukkan waktu ke sebuah sel atau mengubah angka serial waktu ke dalam waktu tertentu.
5. Fungsi HOUR, MINUTE, SECOND. HOUR digunakan mengambil jam dari sebuah penulisan waktu atau dari angka serial waktu. MINUTE digunakn mengambil menit dari sebuah penulisan waktu. SECOND digunakan mengambil detik dari sebuah penulisan waktu.
6. Fungsi DATEVALUE dan TIMEVALUE. Fungsi DATEVALUE mengubah nilai tanggal antara 1 januari 1990 dan 31 desember 2007 menjadi serial angka. Fungsi TIMEVALUE mengubah waktu menjadi serial angka dalam bentuk decimal antara 0 dan 1.

4. Fungsi Tabel

1. HLOOKUP(Lookup_value, Table_array, row_index_num,……)
2. VLOOKUP(Lookup_value, Table_array, col_index_num,……)

Fasilitas yang disediakan Microsoft Excel, untuk mengurangi kesalahan penulisan rumus:

• Klik Cell yang dituju
• Pilih menu insert dan klik Function sehingga muncul kotak dialog Paste Funticion
• Pada daftar Funcition category, klik Lookup & Refence dan pada Funtion name klik VLOOKUP lalu klik OK
• Lookup_value diisi dengan cell kunci yang akan dibandingkan dengan table.
• Table_array diisi dengan range table data yang akan dibaca.
• Col_index_num diisi nomor indeks kolom yang akan diambil datanya
• Klik OK.

5. Fungsi yang sering digunakan

1. Fungsi Sum(…)

Digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range.

2. Fungsi Averange(….)

Digunakan untuk mencari nilai rata – rata dari sekumpulan data(range).

3. Fungsi Max(…)

Digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data(range).

4. Fungsi Min(…)

Digunakan untuk mencari nilai terendah dari sekumpulan data(range).

5. Fungsi Count(…)

Digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang kita pilih.

6. Fungsi STDEV(…)

Digunakan untuk menentukan standar deviasi dari suatu data (range).

7. Fungsi Var(..)

Digunakan untuk menentukan nilai variance dari suatu data(range).

Membuat Table dan Chart

Logika

Di atas merupakan data yang dibuat secara sadar dan tanpa paksaan dari siapa pun, dan untuk mencari nilai-nilai terdapat rumus yang harus diketikan terlebih dahulu.Rumus itu akan saya jabarkan dibawah ini.

·         Untuk mencari nilai total langkah yang harus dilakukan adalah dengan mengetikan

=SUM(E4:E13).Setelah nilai telah keluar kita hanya tinggal men-drag ke samping kanan, maka seluruh nilai total pun telah selesai dikerjakan.

·         Dan untuk mencari nilai MAX langkahnya adalah dengan mengetikan =MAX(E4:E13) jika sudah drag ke arah samping kanan dan seluruh nilai max telah selesai.

·         Mencari nilai MIN tidaklah berbeda dengan yang lainnya kita hanya tinggal mengetik =MIN(E4:E13) lalu drag lagi ke kanan dan selesai

·         Mencari Nilai rata-rata(AVERAGE) kita hanya tinggal mengetik =AVERAGE(E4:E13) lalu enter setelah hasil keluar kemudian drag lagi.

·         Mencari nilai jumlah kita hanya perlu mengrtikan =SUM(E4:I4) kemudian enter dan drag kebawah dan semua data pun telah selesai dikerjakan.

·         Dan terakhir untuk memunculkan chart yang berdasarkan data yang tadi kita hanya perlu memblok tabel yang kita kerjakan tadi kemudian pilih menu insert, pilih menu chart, lalu pilih chart yang kita inginkan jika sudah pilih ok. SELESAI

Menggunakan HLOOKUP dan VLOOKUP

·         Untuk menemukan hasil pada  cell B42-B44 caranya adalah dengan mengetikan =HLOOKUP(A42,A37:C39,1) dan untuk mencari nilai selanjutnya kita hanya tinggal mengganti angka yang ada di belakang koma (,) menurut urutan data.

·         Untuk menemukan hasil pada cell C42-C44 caranya adalah dengan =VLOOKUP(B43,A38:C40,3)

·         Dan terakhir untuk mendapatkan hasil pada cell D42-D44 caranya adalah dengan =VLOOKUP(B42,A37:C39,2)